Denne personalhåndboken er Apparat sin måte å beskrive ordningene vi har. Her bør ting være godt beskrevet og alt skal være dekket. Personalhåndboken skal leve på Github og være offentlig tilgjengelig. Vi oppfordrer til å sende inn pull requests dersom man ønsker å gjøre endringer, har forslag til forbedringer, ønsker mer utfyllende informasjon eller trenger å beskrive noe som ikke står her fra før.
Apparat AS er et IT-selskap med fokus på åpenhet, kunnskap, deling og nyskapning. Åpenhet er grunnen til at du leser dette dokumentet åpent på internett, og ikke på et lukket område. Det er ingen hemmeligheter her - vi er stolte av det vi har å tilby!
Håkon Nilsen er daglig tjener i Apparat.
Partnerne, altså ledergruppen i Apparat er gruppen av individer som eier Apparat. Partnerskapet er en effekt av dette eierskapet, og er de som arbeider for å bedre hverdagen til alle i Apparat.
Partnerne:
Eirik Heldal er vårt verneombud. Verneombudet er representanten de ansatte kan gå til om der er noen brudd på Arbeidsmiljøloven eller HMS-bestemmelsene våre.
Alle henvendelser vedrørende ditt arbeidsforhold skal primært tas med daglig tjener (eller person som snakker for tjener). Dersom det haster eller av andre grunner ikke passer å prate med daglig tjener, kan du prate med en av partnerne i selskapet.
Alle ansatte i selskapet har krav på en ansettelsesavtale. Denne avtalen skal beskrive ditt arbeidsforhold, prøvetid, betingelser som lønn, forsikring, ansvar, arbeidstid og så videre.
Det anbefales at alle ansatte laster ned app'en til Gjensidige for full oversikt over pensjon og forsikringer, samt digitalt reisekort og innmelding av skade:
Vi har innskuddspensjon hos Gjensidige, og selv om du er på provisjonsmodell så innbetales pensjon hver måned automatisk basert på a-meldingen din for full løpende opptjening og utbytte.
Maks uførepensjon med barnetillegg er inkludert.
Vår pensjon er fra første krone, og er som følger:
Vi har mange forsikringer. Faktisk har vi alle forsikringene vi kunne få tak i, og vi er totalkunde hos Gjensidige. Det oppfordres til at hver enkelt setter seg inn i forsikringene. Kontrakter og detaljer kan gis ved forespørsel.
Øvrig informasjon og betingelser finner du her.
Skulle du være uheldig i tjeneste er du dekket gjennom vår yrkesskadeforsikring. Dette er en ulykkesforsikring som er pålagt gjennom norsk lov, og er gjeldende mens den ansatte utfører arbeid for Apparat.
Les mer yrkesskadeforsikring her.
Annen ulykke og Annen sykdom dekker de ansattes behov utover lovens krav om yrkesskadeforsikring. Disse forsikringene inkludere ulykkesskade og sykdom som ikke er påført i arbeid.
Forsikringssummer:
Les mer om fritidsulykkeforsikring her.
Denne forsikringen gir oss raskere tilgang til spesialister innenfor det private helsevesenet, enten det er fysioterapeut, psykolog, legespesialist eller operasjon, og vil bidra til at de ansatte får raskere hjelp.
Vi har også fri tilgang til online lege gjennom mobilappen EYR, online mental helsehjelp, samt 24 årlige fysikalske behandlinger.
Forsikringen dekker blant annet (med forbehold om at man må sjekke forsikringsbeviset for fullstendig og riktig ordlyd):
Alt dog ved forhåndsgodkjenning av forsikringsselskapet.
Les mer om behandlingsforsikring her.
Sykelønnsforsikring sikrer dekning av den delen av lønnen som ikke dekkes av folketrygden ved sykemelding. Ved hel eller delvis arbeidsuførhet dekker sykelønnsforsikringen ansattes lønn utover 6G i inntil 364 dager. Lønn utover 6G fordrer at vilkår i forsikringen innfris.
SYK er et produkt fra Gjensidige som sikrer de ansatte økonomisk trygghet i en periode med langvarig sykdom utover det første året (som dekkes gjennom Sykelønn). Det består av en serie med enkeltstående forsikringsdekninger som kommer til utbetaling etter avtalte tidspunkt. Dersom du blir varig ufør er du dekket oppad til 30G gjennom Annen sykdom. I tillegg kommer utbetaling fra SYK-dekning oppad til 10G fordelt på fire utbetalingstidspunkter.
Du har også reiseforsikring som er tilpasset deg og dine kjære. Reiseforsikringen gjelder hele året for den ansatte med familie på alle små og store ferie- og fritidsreiser på opptil 10 uker, både i inn- og utland.
Reiseforsikringen dekker:
Les mer om reiseforsikring her.
Du har en livsforsikring på 20G som tilfaller dine nærmeste som et engangsbeløp dersom du skulle falle fra mens du jobber i Apparat.
Les mer om dødsfallsforsikring her.
Som ansatt i Apparat for du en del fordeler som privatkunde hos Gjenside, som inkl. gode betingelser på privat forsikring, sparing og pensjon, samt personlig rådgivning og oppfølging.
I tillegg til forsikringer for de ansatte har Apparat egen ansvarsforsikring, driftstapforsikring og eiendelsforsikring.
Det er anledning for å få dekket kostnad for databriller. Vilkårene er at øyelege eller optiker bekrefter ditt behov for en slik brille. Informasjon og vilkår finnes på Arbeidstilsynets hjemmesider.
Det er normalt 7,5 arbeidstimer i en arbeidsdag, og lønsj er ikke betalt. Dersom du har en oppdragsgiver som betaler lønsj vil du også få betalt lønsj.
Det er fleksibel arbeidstid i Apparat, såkalt fleksitid. Vår kjernetid er mellom kl 09.30 og kl 14.30, men det må sees på mer som en rettesnor enn en regel. Vi er opptatt av at alle ansatte skal være fleksible med arbeidsforholdene rundt seg. Dersom du jobber på et team hvor de fleste kommer rundt kl. 9, så anbefaler vi at en tilpasser seg dette.
Dersom den daglige arbeidstiden er mer enn 5,5 timer har du krav på minst én pause, og er arbeidsdagen minst 8 timer har du krav på en samlet pause på minst en halv time. Disse pausene regnes som regel ikke som arbeidstid, og du skal være helt fri for arbeidsplikter når du tar pause.
Det utbetales lønn for opptil én time til disse tingene, inkl. evt. reisetid. Overskytende tid må jobbes inn.
I Apparat AS har vi frivillig bedriftshelsetjeneste gjennom Volvat. Hver enkelt kan bestille en helsekontroll her
Den er årlig, og dekkes av selskapet.
Det er generelt forbud mot overtid i Apparat. Fleksitidsordningen gjør at du kan justere timene dine etter eget behov, eller tilpasse timene slik at det passer inn med en kunde. Det forventes stor fleksibilitet, og det gis stor fleksibilitet.
Det er adgang for å avtale overtid med den enkelte ansatte, og eventuell avspasering som følge av overtiden skal avtales eksplisitt.
I de tilfeller hvor overtid er avtalt, så beregnes overtid der hvor det er fakturert mer enn 100% ute hos kunde.
Ditt skattekort blir hentet elektronisk. Dersom vi ikke får tak i ditt skattekort elektronisk vil vi be om et manuelt skattekort. Dersom det ikke er mulig å skaffe et skattekort er vi nødt til å trekke deg 50% i skatt for de månedene hvor du ikke har levert skattekort.
Utbetalingsdato er den 15. hver måned. Dersom du har fastlønn er din månedslønn årslønnen din delt på 12. Har du provisjonsbasert inntekt vil du få din oppgitte % av omsetningen din sist måned utbetalt. Det vil si at dersom du er på en provisjonsmodell vil du ikke få utbetalt lønn den første måneden du er ansatt, ettersom lønn beregnes av din omsetning forrige måned.
Feriepenger utbetales 15. juni basert på ditt feriepengegrunnlag. Dette kan du se på fjorårets lønns- og trekksoppgave. I juni vil du bli trukket for 5 uker ferie. Feriepengene består av 12 % av bruttolønnen din for forrige år. Se ferieloven for mer informasjon.
Lønn for ansatte i Media avdeling er fastlønn.
Lønnen for IT-konsulenter blir bestemt av hvilken av 3 lønnsmodeller man er på; fastlønn, eller provisjonsmodellene 40/6G eller 50/4G. En G endrer seg årlig, og du kan se hva det er her.
Du kan bytte modell maks en gang per 12 kalendermåneder.
Media avdeling Fastlønn er eneste tilgjengelige modell for ansatte i media avdelingen, og er basert på grunnbeløpet i folketrygden (G). Hvor mange G dette gjelder er avhengig av den ansattes senioritet og rolle.
Teknologi avdeling Fastlønn er tilgjengelig for senior IT-konsulenter, og er satt til 8G.
Ansatte med fastlønn får lønn for inneværende måned. Det vil si at om du begynner å jobbe for Apparat med fastlønn i januar, vil du få første lønning 15. januar.
For ansatte på provisjonsmodellene består lønn av en garantilønn og provisjon.
Garantilønn: selv om du er på en provisjonsmodell er du sikret en viss sum hver måned uansett om du er i oppdrag eller ikke. Denne kan dog bli påvirket av visse hendelser, for eksempel ved egenmelding, ferie og legetimer. Provisjon: Provisjon er et resultat av din eksterne omsetning. Denne omsetningen skal du vite om og den skal være tydelig. Det faktiske beløpet vi fakturerer våre kunder er det din provisjon skal regnes ut fra. I tillegg kan provisjon komme internt fra Apparat ved spesielle anledninger, for eksempel for Apparatdager da alle på provisjonsmodell får 750 kr i timen.
Provisjonslønn blir betalt på etterskudd. Det vil si at om du begynner å arbeide for Apparat i januar på provisjonslønn, vil du få første utbetaling den 15. februar. Garantilønnen kobles til provisjonslønnen, og er etterskuddsvis på samme måte.
Det er to varianter av denne modellen, 50/4G og 40/6G.
50/4G
Garantilønn: 4G i året, altså 39 540 kr i måneden (se gjeldende grunnbeløp)
Provisjon: 50%
Eksempel på en månedslønn
Omsetning: 180 000 kr.
Din provisjon: 50% av 180 000 kr = 90 000 kr.
Garantilønn: 39 540 kr.
Du får: høyeste av provisjon eller garantilønn, i dette tilfellet 90 000 kr.
40/6G
Garantilønn: 6G i året, altså 59 310 kr i måneden (se gjeldende grunnbeløp)
Provisjon: 40%
Eksempel på en månedslønn
Omsetning: 180 000 kr.
Din provisjon: 40% av 180 000 kr = 72 000 kr.
Garantilønn: 59 310 kr.
Du får: høyeste av provisjon eller garantilønn, i dette tilfellet 72 000 kr.
Bytte mellom provisjon og fastlønn
Man kan bytte maks en gang per 12 måneder. Man kan ikke bytte midt inni en kalendermåned, men kan bytte når som helst i løpet av året ellers, så lenge det er minst 12 måneder siden sist.
Dersom man bytter mellom provisjon og fastlønnsmodeller må man huske på at der er en forskjell mellom de to modelltypene på når man får lønning, som kan bli litt rart i byttet.
Eksempel dersom man bytter fra provisjon til fastlønn Om du bytter fra provisjon til fastlønn fra og med mars måned, så vil man få siste provisjonslønning den 15. mars, men man vil også få første fastlønn 15. mars.
Eksempel dersom man bytter fra fastlønn til provisjon Om du bytter fra fastlønn til provisjon fra og med mars måned, så vil man få siste fastlønn den 15. februar, men man vil ikke få første provisjonslønning før 15. april.
Hvordan håndterer vi feriedager - eksempler
Eksempel: du tar ut ferie fire uker i juli, og får provisjon i juli for arbeidet ditt i juni. Har du ikke provisjon i juni så får du garantilønn i juli. I august får du fratrekk for garantilønn i > henhold til hvor mye ferie du tok ut i juli. Du får provisjon og garantilønn i august basert på de dagene du var i jobb i juli.
Eksempel: du tar ut ferie to uker i juli og to uker i august. Du får da et naturlig opphold i provisjonsopptjeningen i begge disse månedene. I begge månedene vil garantilønnen din bli redusert med det tilsvarende for hver feriedag du tok ut.
Protip: I juni får man vanligvis både feriepenger og provisjon. Prøv å ta vare på feriepengene.
I tillegg til lønnen din så deler Apparat ut en årlig bonus. Den består av 15% av overskuddet for inneværende år, og blir delt ut likt blant alle ansatte. Har du nettopp begynt i selskapet vil du få 1/12 bonus for hver måned du har jobbet.
Eksempel på bonus: Selskapet går med 2 400 000 kr i overskudd. Vi deler ut 15% av overskuddet, som tilsvarer 360 000 kr. Det er 18 ansatte i selskapet som får 20 000 kr hver. Bonus inkluderer ikke arbeidsgiveravgift, og gir heller ikke rett til sykepenger, pensjon eller lignende.
Regnestykket blir da som følger:
360 000 kr / 18 ansatte = 20 000 kr20 000 kr * 0.859 = 17 180 krDe som er på oppsigelse har ingen rett til bonus.
Vi fører timer i Kronos. Vi har månedlig timerapportering i selskapet. Det er frist på innlevering siste dag i måneden, og denne må vi opprettholde.
Du står fritt til å kjøpe overtidsmat hvis du skal jobbe mer enn tre timer over vanlig arbeidstid. Lovverket tillater et måltid oppad til kr. 200 per dag.
Alt fravær skal meldes i Huma, og skal i tillegg alltid informeres til nærmeste leder.
I Apparat har vi 12 egenmeldingsdager (fra dato til dato) som kan benyttes enkeltvis eller sammenhengende. Det er viktig at du passer på at kroppen får bli skikkelig frisk hvis du har blitt syk. Har du brukt opp egenmeldingsdagene dine må du få sykemelding fra lege på vanlig vis etterpå.
Egenmelding ved barn sykdom følger følgende oppsett
Dette gjelder ut året barnet fyller 12 år, eller til 18 år ved kronisk sykdom/funksjonshemning, og arbeidstaker kan bruke egenmelding etter fire ukers ansettelse.
Detaljert informasjon finnes her
Ved sykemelding følger dette vanlig praksis i forhold til Folketrygdloven. Se følgende ressurser om temaet:
Ved spørsmål om sykemelding - egen, barns eller nærtståendes - så ønsker vi å tilrettelegge for en mest mulig rettferdig ordning.
Ansatte i Apparat har opptil 6G under egen sykdom i arbeidsgiverperioden, og vår sykelønnsforsikring sikrer dekning av den delen av lønnen som ikke dekkes av NAV ved sykemelding, altså full lønn etter arbeidegiverperioden. Hvis betingelser i forsikringen til formodning ikke innfris vil den ansatte fortsette på opptil 6G fra NAV etter arbeidsgiverperioden.
Vi bruker kapittel 8 i folketrygloven for beregning av lønn under sykdom.
Du har rett på fem uker ferie i Apparat. Ferien skal fortrinnsvis følge norsk fellesferie, og spesielt følge oppdragsgivers ønsker. Utover det tar du ferie når du måtte ønske.
I tillegg til de 25 ordinære feriedagene har du også Apparat-fri mandag, tirsdag og onsdag før skjærtorsdag i påskeuken, samt Apparat-fri i romjulen, med mindre oppdragsgiver trenger at du arbeider disse dagene.
Vi jobber heller ikke julaften eller nyttårsaften.
Det forventes at alle ansatte ivaretar sin faglige utvikling, og i Apparat ønsker vi å tilrettelegge for dette gjennom mange ulike aktiviteter og støtteordninger.
Med mål om ca en gang i måneden gjennomfører vi en Apparatdag. Denne har som tema å gjøre oss bedre ved å lære noe, lage noe eller skape noe, for oss selv eller for andre. Apparatdager skal være en kombinasjon av læring og sosialt, men trenger ikke være direkte relevant for Apparat som selskap.
Apparatdagene er et sosialt opplegg hvor vi:
Apparatdagene er ansattestyrte, og det etterstrebes et variert og spennende innhold på disse dagene. Det gis kompensasjon for den obligatoriske delen. For ansatte med fast lønn teller de obligatoriske timene som arbeidstid, og for ansatte på provisjonslønn gir hver time 750 kr (ganger % du har i provisjon).
For mer informasjon eller ideer til fremtidige apparatdager, kontakt general for apparatdager, Ricco Førgaard.
Konferanse er en meget god måte å få god læring komprimert på få dager. Apparat oppfordrer sine ansatte til å reise på minst en konferanse i året. Apparat dekker hotell, reise og konferansebillett - med forutsetning at man bor rimelig og nøkternt. Aller helst anbefaler vi våre ansatte å reise til utlandet om mulig, for å skape et godt faglig nettverk utenfor sine normale kretser. Konferanser er lønnet med fast- og garantilønn, men gis ikke provisjon. Det forventes også at man bestiller tidlig og nøkternt. Det er hvert enkelt sitt ansvar å besørge en fornuftig faglig plan, og at denne ivaretas gjennom en slik konferanse. Det er samtidig mulig for nærmeste leder å si nei dersom den faglige utviklingen ikke er vist sterk nok, eller at det passer dårlig i forhold til selskapets eller kundens behov.
Apparat har sin egen Meetup - Apparat dev & design - og her skal man legge til alle Meetups som arrangeres av oss, som holdes i våre lokaler eller som vi sponser. Det er svært positivt å delta på Meetups og å holde Meetups. Det samme gjelder naturligvis for kurs.
Vi ønsker at alle skal være sitt eget ansvar bevisst - din faglige utvikling er Apparat helt avhengig av, og selskapet vil tilrettelegge for dette i så stor grad som mulig der vi kan. Har du andre idéer eller ønsker til faglig utvikling for deg eller oss som selskap, så oppfordres du til å gi beskjed om dette på Slack for å skape en god diskusjon.
For tjenestereiser, f.eks. reiser til konferanse, møter eller lignende, så følger vi statens regulativ for reisetid og diett. Normalt sett regnes ikke reisetid som arbeidstid, men her er reglerverket både komplisert og i endring. Vi ønsker å gjøre det lettere for oss i Apparat ved å komme med noen eksempler og forenklinger.
Eksempel - du må i møte i Oslo: Flyet vårt går fra Flesland kl. 08.00 fredag morgen, og vi er tilbake kl. 15 samme dag. Vi fører full dag.
Eksempel - konferanse i USA: Reise til konferanse i utlandet hvor reisetiden er lang hver vei, gir full dag hver vei, samt full dag de dagene en er på konferansen. De andre dagene kan en ikke regne som arbeidstid. Reiser en bort 1. juni, og går på konferanse 2., 3. og 4. juni, har noen dager fri, og reiser hjem igjen 8. juni, så skal det regnes full dag for 1. - 4. juni, samt 8. juni. Dagene 5., 6. og 7. juni regnes ikke som arbeidstid.
Eksempel - møte i Roma: Du må på en todagers tjenestereise til Roma, og reiser ned dagen før for å ha god tid. Møtet varer hele første dagen, og litt ut i neste dag. Du reiser hjem etter lønsj andre dag. Du fører halv dag for reisen ned til Roma, og to fulle dager for resten av turen.
I de tilfeller hvor det er nødvendig å benytte seg av egen bil skal det bes om forhåndsgodkjennelse. Det gis dekning for kilometer og bompenger etter Skatteetatens satser.
Teknisk utstyr - verktøyet vårt - skal inkludere følgende:
Utover det rent personlige utstyret etterstreber Apparat å ha en teknisk infrastruktur som ivaretar god arbeidsflyt. Ønsker og behov meldes på samme måte som personlig utstyr.
Foretrukket innkjøpsmetode er å melde behov til daglig tjener. Utlegg aksepteres også, men etter avtale. Utstyrsnivået skal være riktig, men nøkternt.
Alle ansatte får bedriftsabonnement på mobil, og mobil betales av Apparat direkte. Mobiltjenester vil bli trukket fra på lønnen.
Apparat dekker bredbånd opp til 500 kr per måned per husstand. Man holder selv abonnement og får refundert i etterkant.
Reiseregninger og refusjoner sendes inn via Tripletex.
Som et utgangspunkt er vi rause med å dekke mat og drikke i forbindelse med sosiale arrangementer med oss selv eller våre kunder. Normalt sett er det innenfor å levere inn kvitteringer for ulike sosiale formål.
Husk at kvitteringen er bare gyldig hvis en kan oppgi navn på de en er sosial med, og hvilket selskap de jobber i.
Er det tvil om hva som er innenfor eller ikke så kan en spørre :-)
Dersom du selv bekoster utstyr må du levere inn kvittering i Tripletex. Er det noe du er i tvil om du får dekket, så tar du kontakt med daglig tjener eller spør på Slack. Alle har informasjonsplikt om hva de har kjøpt, og vi er åpne om hvilket utstyr/gadgets vi har kjøpt inn.
Andre typer utgifter du måtte ha kan du levere inn kvitteringer for dersom det er relatert til arbeidet ditt eller et sosialt arrangement i Apparat-regi.
Det anbefales at en holder seg normale "Codes of conduct"
Alle ansatte skal ha medarbeidersamtale minst en gang i året, oppfølgingssamtaler ikke medregnet. Disse samtalene skal dekke det som normalt er med for å sikre medbestemmelse, ansvarsområder, lønn, arbeidsmiljø og så videre.
Samtalen bør vare rundt en time og ha et fast format som ivaretar interessene til arbeidstaker.
Alle skal følges opp individuelt i såkalte utviklingssamtaler. Hver enkelt skal følges opp hver tredje måned, gjerne over en lunsj, hvor følgende temaer skal tas opp:
Disse samtalene skal ikke handle om lønn, og skal ikke være en medarbeidersamtale. Det skal skrives et referat som skal godkjennes av begge parter.
Ansatte kan få velferdspermisjon med lønn i inntil 12 arbeidsdager i året når det finnes viktige velferdsgrunner. For ansatte på provisjonsmodell er det garantilønn som ikke avkortes ved velferdspermisjon.
Vi skal være fleksible med disse ordningene, og vi kan gi hele og halve dager. Arbeidsmiljøloven gir også noen rettigheter til redusert arbeidstid i visse tilfeller.
Det kan tilbys frivillig fratredelsesordning dersom arbeidsforholdet ikke lenger kan fortsette.
Arbeidsgiver har rett til å si opp arbeidstaker etter §15-7 i Arbeidsmiljøloven.
Arbeidsgiver har rett til å avskjedige en arbeidstaker etter §15-14 i Arbeidsmiljøloven. Som et midlertidig tiltak kan suspensjon vurderes.
Den ansatte har rett på en attest etter §15-15 i Arbeidsmiljøloven som beskriver arbeidstakers oppgaver, stilling, varighet på ansettelsen og så videre.